تنص المادة الخامسة من المرسوم رقم 8337 تاريخ 30/12/1961 المتعلق بتنظيم مجلس الخدمة على مايلي:
" على جميع الإدارات والمؤسسات العامة والبلديات الخاضعة لصلاحية مجلس الخدمة أن تحصر اعتمادها في طلب الموافقة أو الرأي أو الاستشارة أو الاستطلاع بهذا المجلس وحده في كل شؤون الموظفين الدائمين والمؤقتين والأجراء والمستخدمين والمتعاقدين وبالتالي في تفسير النصوص الإدارية المتعلقة بالوظيفة العامة وبالموظفين وبكل من يعمل في خدمة الإدارات العامة."
وتحدد المادة 16 من المرسوم المذكور نهجًا معينًا للمجلس في درس المعاملات وهو يتضمن:
- التحقق من صحة مستندات المعاملة واكتمال هذه المستندات .
- مدى انطباق المعاملة في أسبابها الموجبة ونصوصها المقترحة ووثائقها على أحكام القانون.
- معرفة ما إذا كان تنفيذها هو في مصلحة الإدارة طالبة التنفيذ.
كما تحدد المادة 44 من المرسوم ذاته كيفية إيداع المعاملة والاستعلام عنها.
وبما انه يرد على مجلس الخدمة المدنية مراسلات إدارية محالة اليه دون مراعاة قاعدة التسلسل الإداري، أو لا تتضمن جميع المستندات اللازمة لدرسها، أو تكون هذه المستندات دون تنسيق وترتيب، أو تكون هذه المراسلات بنسخة واحدة، أو تكون المعاملة نسخة أصلية عن مرسوم أو قرار ومجردة من كتاب الإحالة أو أي مستند آخر ومودعة خلافاً للأصول الإدارية، الأمر الذي يؤدي الى عدم إمكانية درس مثل هذه المعاملات،
لذلك يطلب مجلس الخدمة المدنية الى الإدارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات الخاضعة لصلاحيته، لدى عرض كل معاملة عليه، أن تعتمد الأصول التالية:
أولاً- إيداع المعاملات
على كل إدارة او وحدة إدارية تخضع معاملاتها لمراقبة مجلس الخدمة المدنية أن تعتمد لديه خطياً من قبلها موظفاً أو أكثر من موظفي الديوان أو المصلحة الإدارية المشتركة يتولى، عند الاقتضاء، إيداع المجلس المستندات التي يطلبها والاستعلام عن المعاملات وتسلمها باليد لعدم الإخلال بالمهل المحددة.
ثانياً- احترام قواعد الاختصاص والتسلسل الإداري
تحال المعاملات الى مجلس الخدمة المدنية اما من قبل الوزير او من قبل رئيس الإدارة، على أن تكون المعاملات الداخلة في اختصاص الوزير موقعة منه اذا أحيلت من قبل رئيس الإدارة.
ثالثاً- المستندات الواجب إرفاقها بالمعاملة
- يضم الى كل معاملة جدول بمستنداتها بعد ترقيمها وفقاً لتسلسل ورودها في الجدول.
- تتكون مستندات المعاملة من كل وثيقة تستند إليها المعاملة او تكون لها علاقة بها، ولاسيما:
- كتاب الإحالة
- مشروع القانون أو المرسوم أو القرار أو المذكرة الإدارية أو الأمر الإداري
المعروض على المجلس.
-القوانين والمراسيم والقرارات والتعاميم والمذكرات الإدارية والأوامر الإدارية المتعلقة
بالمعاملة.
- المراسلات والمخابرات الجارية بشأن المعاملة.
ــــــ وبصورة عامة، كل مستند له علاقة بالمعاملة أو يكون من شأنه تسهيل درسها.
- يضم الى المعاملة نسخة إضافية او صورة مصدقة عن كل مستند من مستنداتها. أما بالنسبة للقوانين والمراسيم والنصوص التنظيمية، فيمكن الاكتفاء بالإشارة الى صفحة الجريدة الرسمية والعدد الذي نشرت فيه، وذلك في حال تعذر ضمها الى ملف المعاملة.
رابعاً- الأصول الخاصة بالمعاملات التي تتطلب موافقة مجلس الخدمة المدنية
بالنسبة للمعاملات التي تعرض على المجلس لأخذ موافقته عليها، ينبغي التقيد بالأصول التالية:
- ضم مطالعة المدير العام في القضايا التي يخالف فيها المشاريع المقترحة
أو بعضها، وذلك عند عدم التأشير عليها.
2- صياغة مقررات المجالس البلدية ومقررات مجالس إدارة المؤسسات العامة بشكل
قرارات لها حيثياتها وموادها، وذلك عند عرضها على موافقة مجلس الخدمة
المدنية.
3- في معاملات تعديل النصوص، يضم الى المعاملة جدول مقارنة بمشروع
التعديل، يتضمن النص الحالي والنص المقترح والأسباب الموجبة للتعديل.
4- في معاملات تجديد العقود، يضم الى مشروع العقد:
-جدول مقارنة بالمهام المقترح تكليف المتعاقد القيام بها خلال فترة تجديد التعاقد،
والمهام التي كان مكلفاً بها بموجب عقده السابق والمهام التي قام بها فعلياً.
-لائحة مفصلة بمختلف التعويضات التي تقاضاها المتعاقد فعلياً خلال السنة
السابقة زيادة على تعويضه او راتبه الشهري الأساسي (تعويضات العمل
الإضافي والمكافآت وتعويضات الإنتفال وأجور النقل...)
-تحديد الأعمال التي أنجزها فعلياً خلال سنة التعاقد السابقة.
-بيان ما اذا كانت الإدارة المتعاقد معها ترى إمكانية الإستغناء عن خدمات
المتعاقد.
5- في معاملات تعديل العقود، يضم الى المعاملة:
-نسخة مصدقة عن العقد الأساسي.
-نسخة مصدقة عن العقد الساري المفعول، واذا كان التعديل يتعلق بزيادة
التعويض، تضم نسخة مصدقة عن العقد الذي حصلت بموجبه آخر زيادة على
التعويض.
-بيان بالتعديلات المقترحة وأسبابها الموجبة.
6- في معاملات التعيين، تراعى الأصول التالية:
أ-في التعيين المستند الى مباراة أو امتحان، يضم الى المعاملة بيان بالمراكز الشاغرة
المنوي التعيين فيها والمرصد لها اعتماد خاص في الموازنة. كما يضم جدول بأسماء
وطوائف الأشخاص الذين سبق تعيينهم من بين الناجحين في ذات المباراة او
الامتحان، مرفقاً بنصوص تعيين هؤلاء الأشخاص.
ب-في التعيين الذي لا يستند الى مباراة او امتحان، بالإضافة الى بيان المراكز الشاغرة،
تضم الى المعاملة المستندات التي تثبت توفر شروط التعيين العامة والخاصة في
المرشحين ولاسيما:
-صورة اخراج قيد عن الهوية مصدقة وفقاً للأصول تثبت أن المرشح لبناني منذ
عشر سنوات على الأقل.
-شهادة من اللجنة الطبية الرسمية لا يعود تاريخها لأكثر من ستة أشهر، تثبت أن
المرشح سليم من الأمراض والعاهات التي تحول دون قيامه بأعباء وظيفته. ويعفى
الموظف الدائم في الإدارات العامة من تقديم هذه الشهادة شرط تقديم إفادة رسمية
تبين صفته ورتبته وراتبه.
-نسخة عن السجل العدلي ذي اللون الأبيض رقم (2) لا يعود تاريخه لأكثر من
ثلاثة أشهر.
-نسخة مصدقة عن كل شهادة علمية او افادة بخبرة عملية مفروض حيازتها من
قبل المرشح، او أي مستند آخر مطلوب منه.
7-في معاملات التثبيت، يضم جدول بأسماء الموظفين المتمرنين المقترح تثبيتهم يبين
فيه بالنسبة لكل منهم:
-تاريخ مباشرة العمل.
-الإجازات بدون راتب.
-التغيب بدون أجر.
-العقوبات التأديبية.
-رأي الرؤساء التسلسليين ورئيس الإدارة بكفاءته المسلكية وانضباطه.
8-في معاملات الترفيع، تراعى الأصول التالية:
أ-يضم الى كل معاملة ترفيع افادة من المرجع الصالح يبين فيها رتبة كل من الموظفين
المقترح ترفيعهم ودرجته، وكذلك بيان بأسماء موظفي الإدارة المعنية الذين يستوفون
شروط الترفيع الى الفئة او الرتبة المقترح الترفيع إليها، وتقييم لأهلية الموظفين المقترح
ترفيعهم من قبل رؤسائهم المباشرين بمن فيهم رئيس الإدارة وفقاً لما يلي:
-غيركفء
-أو قليل الإمكانية
-أو متوسط
-أو كفء
وتستوحى الآراء المبينة أعلاه من الاعتبارات التالية:
غير كفء: أي أن الموظف لا يملك المعلومات والخبرة والصفات المطلوبة
ليتسنى له القيام بأي وظيفة.
قليل الإمكانية: أي أن الموظف لا يملك، او يملك بقدر قليل وغير كاف،
المعلومات والخبرة والصفات المطلوبة ليتسنى له إتمام واجبات
وظيفة أعلى.
متوســـــــط : أي أن الموظف لديه بعض الإمكانيات ولكن تنقصه الخبرة وأنه
يمكنه بجهوده الشخصية المستمرة أن يصل مع الزمن الى ما يطلب
منه من خبرة ومعارف ومزايا لاستلام وظيفة أعلى.
كــــــــــــــــفء: أي أنه يمكن ترفيع الموظف بشرط أن يكون مستوفياً الشروط المحددة
في القوانين والأنظمة النافذة. وبعبارة أخرى فإن موظفاً من هذا النوع
يعتبر حائزاً الخبرة والمعارف والمزايا المطلوبة للرتبة الأعلى.
ب- في معاملات الترفيع من الفئة الثالثة الى الفئة الثانية، تضم إفادة من المرجع
المختص تثبت أن المرشح أنهى بنجاح دورة تدريبية في المعهد الوطني للإدارة
والإنماء، وتحدد مرتبة النجاح والعلامات التي نالها في الدورة.
9- في معاملات النقل، تضم إفادة من المرجع الصالح بشغور المركز الذي يتم النقل إليه، وبوجود
اعتماد خاص له في الموازنة. وفي معاملات النقل ضمن السلك الواحد والإدارة الواحدة، يجب أن
يكون النقل مبنياً على اعتبارات مستمدة من صالح الخدمة وأن يكون مشروع قرار النقل معللاً
بصورة وافية.
10- في معاملات التعيين بالوكالة، تضم إافادة تبين الوظيفة الأساسية التي بشغلها الموظف، وبأنه
غير معين بالوكالة في أي وظيفة أخرى.
11- في معاملات الوضع خارج الملاك، تضم المستندات التالية:
-طلب خطي موقع من الموظف، اذا كان من الفئة الثالثة وما دون، يحدد مدة الوضع خارج
الملاك والجهة التي سيلحق بها.
-موافقة الإدارة العامة او المؤسسة العامة او البلدية او شركة الاقتصاد المختلط اللبنانية او المؤسسة
الدولية او الدولة الأجنبية على الحاق الموظف المعني بها، مع بيان مدة الإلحاق.
12- في معاملات الوضع في الاستيداع، تراعى الأصول التالية:
أ-عند وضع الموظف في الاستيداع عفواً لأسباب صحية، يضم الى المعاملة:
-بيان بالإجازات الصحية براتب كامل التي استفاد منها الموظف( تسعة أشهر خلال سنة او ثمانية عشر شهراً خلال خمس سنوات) والتي اقتضى بنهايتها عرض الموظف على اللجنة الطبية للنظر في قابليته الشفاء او عدم قابليته. ويرفق بالبيان نسخ مصدقة عن القرارات القاضية بمنح هذه الإجازات الصحية.
-تقرير اللجنة الطبية الذي أثبت قابلية الموظف للشفاء في مدة سنتين.
-الإجازة الصحية بنصف راتب التي منحت للموظف لمدة سنة بعد انتهاء إجازاته الصحية براتب كامل.
ب- عند وضع الموظف في الاستيداع لأجل قيامه بدراسات تتوخى منها الإدارة نفعاً عاماً، يضم بيان موقع من رئيس الإدارة المختصة يتضمن المعلومات التالية:
-اسم الموظف.
-وظيفته الحالية.
-المهام التي يقوم بها.
-الشهادات العلمية التي يحملها.
-الشهادات التي يريد الحصول عليها.
-المدة التي سيقضيها في التخصص.
-اسم البلد والمعهد الذي سيلتحق به.
-اللغات المطلوبة في المعهد.
-المستوى العلمي للمعهد.
-الفائدة التي تتوخاها الإدارة من دراسته.
13- في معاملات الاستقالة، تضم إفادة من الإدارة المختصة تثبت أن الموظف الذي تقدم بطلب
الاستقالة لا يزال مثابراً على عمله، وانه ثابر على عمله حتى انقضاء مهلة الشهرين المحددة
لرفض الاستقالة.
14- في معاملات اعتبار الموظف مستقيلاً، تضم إفادة بتاريخ انقطاع الموظف عن العمل، وفي حال
عدم التحاقه بعمله عند تعيينه او نقله، يضم المستند الذي يثبت تبلغه نص تعيينه او نقله،
وإفادة تثبت عدم التحاقه بمركز عمله خلال المهلة القانونية.
15- في معاملات الصرف من الخدمة لأسباب صحية، يضم بيان مستقل بالإجازات الصحية التي
استفاد منها الموظف يذكر فيه رقم قرار الإجازة وتاريخه ومدة الإجازة. وفي حال طلب الموظف
صرفه من الخدمة لأسباب صحية قبل استفاده كامل إجازاته الصحية، يضم الى المعاملة تقرير
اللجنة الطبية الذي يثبت عدم قابليته الشفاء في مدة سنتين، وتنازل خطي من الموظف
عن إجازاته الصحية المتبقية بعد تصديق هذا التنازل من قبل كاتب العدل او رئيس الإدارة.
16- في معاملات انهاء الخدمة حكماً بسبب بلوغ الموظف حد السن او قضائه في الخدمة المدة
القانونية، تودع هذه المعاملات مجلس الخدمة المدنية قبل أربعة أشهر على الأقل من تاريخ
إنهاء الخدمة.
17-ارفاق الملف الشخصي للموظف بكل معاملة تستدعي بمناسبة درسها الوقوف على
الوضع الذاتي لهذا الموظف.
خامساً- الأصول الخاصة بالمعاملات التي يستطلع بشأنها رأي مجلس الخدمة المدنية.
اذا تعلقت المعاملة باستشارة المجلس او استطلاع رايه، فإنه يقتضي:
- إرفاق الملف الكامل للقضية المعروضة.
- وضع تقرير مفصل ينطوي على الوقائع ويثير النقاط القانونية المطلوب إبداء الراي بشأنها
ويتضمن وجهة نظر الإدارة بصورة صريحة.
- بيان ما اذا كانت الإدارة قد عرضت القضية على أي مرجع آخر لبيان الرأي. وفي حال الإيجاب، ضم صورة عن الرأي الصادر بهذا الشأن.
إن مجلس الخدمة المدنية كان قد أصدر في السابق عدة تعاميم تتعلق بالمستندات المرفقة بالمعاملات الإدارية وأخصها التعميم رقم (1) تاريخ 3/4/1971. وهو اليوم، إذ يؤكد حرصه على البت بالمعاملات التي تعرض عليه بالسرعة المتوخاة والتعمق المطلوب، يرجو من الإدارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات الخاضعة لصلاحيته أن تعتبر هذا التعميم بديلاً عن التعاميم المشار إليها، وبالتحديد التعميم رقم (1) تاريخ 3/4/1971 ، وأن تتقيد بالأصول المحددة فيه دون سواه في كل معاملة تعرض على المجلس. وهو سيرعى تنفيذ دقائق هذا التعميم اعتباراً من اليوم الخامس عشر من شهر آذار 1983، وبالتالي فإنه سوف يضطر اعتباراً من التاريخ المذكور الى أن يعيد بحالتها الحاضرة كل معاملة لا تراعى فيها الأصول المتقدمة وذلك دون البت بأساسها.
فيسبوك
إنستجرام
يوتيوب
تويتر